Les industries du secteur agroalimentaire font généralement face à des problématiques de gestion. Elles doivent effectivement répondre aux différents enjeux relatifs à ce secteur. Il est donc nécessaire d’utiliser les bons outils tels qu’un progiciel de gestion intégré. Ce programme offre l’avantage de faciliter certaines tâches administratives, en l’occurrence la logistique des stocks et le suivi de la production. Choisissez alors un logiciel ERP agroalimentaire en fonction de vos besoins et de vos attentes. Après avoir étudié et comparé les différentes applications existantes de chaque éditeur, vous avez à coup sûr hâte de passer à des essais. Pour déterminer leur efficacité après plusieurs semaines d’utilisation, de nombreux paramètres sont à prendre en compte. Ces indicateurs vous précisent si le logiciel vous a vraiment été utile.
Qu’est-ce que les entreprises de l’agroalimentaire attendent d’un ERP ?
La solution ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore parfois appelée PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est intégrée à l’entreprise en vue d’atteindre des objectifs précis. Il est donc important de comprendre les attentes de ses utilisateurs pour mieux vérifier son efficience et son efficacité.
Les entreprises du secteur agroalimentaire font face à plusieurs types de problématique. Cela concerne l’absence d’un aperçu global des indicateurs clés relatifs à leurs activités. Le personnel doit, entre autres, utiliser plusieurs fichiers et logiciels à la fois au quotidien.
Cette méthode de travail rend plus complexe la gestion quotidienne, d’autant plus que chaque outil n’est pas connecté avec les autres programmes. Il faut souvent transférer les données manuellement pour créer des fichiers de synthèse. Il est en conséquence très chronophage et difficile de les mettre à jour régulièrement. Les erreurs de frappe sont également nombreuses, à cause de la saisie manuelle. Cela provoque la lenteur du traitement des données.
Il arrive aussi que certains collaborateurs partent à la retraite ou démissionnent. Cette situation provoque un chamboulement dans l’organisation et la gestion des activités, car ces personnes étaient responsables du système d’information.
L’analyse du fonctionnement de l’entreprise détermine la source des problématiques à résoudre. Celles-ci contribuent au choix du meilleur PGI en vue d’améliorer le pilotage de la société. Les fonctions du logiciel permettent ainsi :
d’avoir un reporting instantané des activités ;
d’optimiser le travail du personnel ;
d’augmenter la productivité ;
d’être plus compétitif ;
d’améliorer la communication entre les collaborateurs et les services.
L’utilisation du bon logiciel ERP présente également de nombreux autres avantages. Il vous permet a priori de prendre les bonnes décisions en termes d’investissement et de campagnes marketing. En effet, vous identifiez facilement les meilleures ventes et le comportement des acheteurs en fonction des saisons ou des événements. Vous évitez ainsi de vous retrouver avec peu ou trop de stocks.
Quels KPI utilisés pour mesurer le succès de la mise en œuvre de votre ERP ?
La mise en place d’un logiciel de gestion intégré est toujours motivée par la volonté de résoudre les problématiques que vous rencontrez dans votre entreprise. Il est donc important de vous assurer que vous obteniez le résultat escompté après quelques semaines d’utilisation. De cette manière, vous pouvez l’implémenter dans vos différentes agences si vous possédez plusieurs sites d’exploitation.
Les KPI qualitatifs de la réussite de votre projet ERP
Déterminez en amont si la solution ERP choisie répond à vos besoins en matière de gestion, de processus de travail et d’organisation. Les résultats de cette analyse vous permettent alors de savoir si vous pouvez l’utiliser ou non sur le long terme. Il doit pouvoir s’adapter au développement de vos activités.
Avant la mise en place de l’ERP agroalimentaire, vous avez mené une étude sur chaque département et chaque métier de votre entreprise. Cette démarche vous a permis d’identifier les failles des processus en place. Vous devez en tenir compte lorsque vous effectuez une évaluation qualitative de votre projet ERP. Une nouvelle étude vous permet donc d’avoir des points de comparaison :
gain de temps ;
prévisionnels fiables ;
reporting facile à interpréter ;
traitement rapide des données ;
réduction des erreurs de saisie ;
interconnexion de vos différents outils.
Vous déterminerez plus facilement si des améliorations sont notables après l’intégration des outils informatiques ERP.
La satisfaction du personnel
L’ERP a pour objectif de simplifier et d’automatiser les tâches contraignantes au quotidien. Vous devez donc interroger vos collaborateurs sur ce point avant et après la mise en place du progiciel puis noterez les avis positifs et négatifs. Cette action vous permettra de savoir si tout le personnel peut utiliser la solution de manière autonome. En conséquence, l’absence d’un collaborateur ne risque pas de retarder la production ou le rythme de travail.
La fluidité de la communication
Grâce au progiciel de gestion intégré, tout le personnel a accès au système d’information de l’entreprise. Les données sont consultables à l’instant T par les services concernés. Ce processus améliore la communication entre les collaborateurs ainsi que le délai de traitement des informations.
Le service comptable dispose donc de tous les éléments requis pour mettre à jour les comptes de l’entreprise. Le service marketing, quant à cette branche, a un reporting complet sur les meilleures ventes, la traçabilité agroalimentaire et la quantité de produits encore disponibles.
L’équipe chargée de la gestion de stocks peut envoyer à temps leur bon de commande pour les matières premières et les emballages. La solution ERP favorise également une meilleure rotation des stocks grâce aux dates d’entrée et de sortie.
Les KPI quantitatifs de la réussite de votre projet ERP
La réussite de votre projet ERP agroalimentaire dépend de nombreux autres facteurs. Outre les indicateurs qualitatifs, vous devez aussi tenir compte des KPI quantitatifs.
Le coût du projet
La mise en place d’un logiciel agroalimentaire requiert un budget conséquent. Il est donc préférable d’opter pour une solution ERP en mode Saas. Celle-ci est disponible sur le cloud. Vous n’aurez pas besoin d’investir dans de nouveaux équipements informatiques, tels que les serveurs.
Vous n’êtes pas non plus obligé de réaliser une maintenance de vos logiciels. Il vous est aussi possible de changer d’outil, si celui que vous utilisez ne répond pas à vos attentes.
En revanche, vous devez prendre en considération les coûts de l’abonnement et de la connexion internet. Il faut également tenir compte de la formation des collaborateurs, notamment s’il y a de nouveaux utilisateurs.
D’un autre côté, il est essentiel de déterminer si les différentes étapes et les outils nécessaires permettent de faire des économies. Cela concerne les fournitures bureautiques, la main-d’œuvre administrative ou encore les frais de mise en conformité.
La performance des différents départements
Cet indicateur concerne principalement le service marketing, particulièrement en matière d’augmentation des ventes et d’acquisition de nouveaux clients. Néanmoins, il existe une corrélation avec les performances des autres départements.
La solution ERP doit donc permettre une nette amélioration de la gestion des Ressources Humaines. Le taux de turn-over a-t-il diminué ? Vous devez aussi vous demander si vous avez eu besoin d’embaucher de nouveaux collaborateurs. Cela signifie que votre activité est en croissance et que les tâches à accomplir sont plus importantes.
Comment Ellipson vous accompagne dans la mesure du succès de votre Progiciel ERP ?
Avec plus de 20 ans d’expertise, Ellipson vous propose un accompagnement personnalisé en fonction de votre activité dans l’agroalimentaire, que ce soit la production ou la gestion de vos stocks de fruits et légumes.
Nous avons des compétences en ingénierie informatique, en consulting et en édition de logiciels. De ce fait, nous sommes en mesure de vous proposer des solutions pérennes destinées à améliorer votre système de gestion et d’information. Nous nous assurons que les fonctionnalités de la solution ERP agroalimentaire s’adaptent à vos réels besoins.
En fonction des besoins de chaque entreprise, nous proposons un accompagnement sur-mesure pour l’aider à trouver une solution pérenne, quelle que soit la problématique. Notre ambition principale consiste à adapter vos projets de gestion à la technologie évolutive.
