À l’ère de la digitalisation de tous les processus en entreprise, les structures visent le zéro papier. L’EDI s’impose comme la démarche ultime afin d’automatiser les documents échangés. Il est associé à la traçabilité, à la sécurisation et à la fiabilité des données. De plus, la dématérialisation de l’échange de données permet aux entreprises de réduire considérablement les coûts. Le point sur les enjeux de l’EDI
L’EDI : qu’est-ce que c’est exactement ?
L’EDI ou échange de données informatisées se définit comme un système qui vise à automatiser l’envoi des documents entre les partenaires commerciaux. Ce système permet de maintenir la communication entre plusieurs entités ainsi qu’entre l’entreprise et son partenaire commercial ou son fournisseur.
Un logiciel EDI supplante les canaux de communication classique. Produisant un meilleur rendement, ce logiciel permet à l’entreprise d’optimiser ses performances. Il s’adresse aux structures qui souhaitent soigner leur communication avec leurs partenaires. Dans cette optique, les documents commerciaux sont tous standardisés.
Le logiciel EDI peut prendre en charge divers documents comme les bons de commande, les factures électroniques, les ordres d’achat, les avis d’expédition et les bons de rechargement. Les éditeurs de logiciel proposent désormais des outils adaptés à chaque secteur. C’est le cas d’Ellipson, spécialisé dans la création de logiciels destinés à l’agroalimentaire.
Outre la gestion des relations externes de l’entreprise, il permet de maîtriser les activités internes de l’entreprise. Les commerciaux peuvent facilement assurer le suivi des commandes. Le suivi des expéditions et des transports de votre commande est également optimisé.
Comment mettre en place ce procédé ? La dématérialisation des données commence par une remise aux normes des fichiers utilisés par votre société. Pour cela, commencez par rassembler les documents nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. La deuxième étape porte sur l’informatisation de ces documents à travers un logiciel EDI, à l’instar d’Ellipson. Enfin, la dernière étape porte sur la mise en œuvre d’un réseau EDI où les documents commerciaux sont accessibles.
L’EDI échange de données informatisées commence à se faire connaître en France. Des études révèlent qu’en 1994, plus de 63 millions de messages EDI sont échangés dans l’Hexagone. Cette automatisation des données est déjà fortement présente dans les secteurs de l’assurance, la grande distribution, du transport et du commerce. Par contre, certains domaines comme la santé accusent des retards.
Au départ, des sociétés considéraient cette démarche comme un simple outil de transmission des données. Pourtant, l’EDI s’inscrit désormais dans la performance de l’entreprise. Cette automatisation commence dans l’organisation interne. Elle est axée sur les procédures de traitement.
Dans le domaine de l’agroalimentaire, par exemple, il existe plusieurs tâches administratives qui ont une faible valeur ajoutée. Entre autres, les salariés doivent saisir de multiples documents intermédiaires et doivent assurer un contrôle manuel des références. L’objectif de l’EDI consiste à automatiser l’ensemble des procédures d’une usine. Cela commence dès la réception de la commande du client jusqu’à la livraison. Cette étape est désormais réduite à quelques jours, un délai qui satisfait les clients. Actuellement, lorsqu’une commande est enregistrée, l’outil informatique procède à son ordonnancement de fabrication de manière automatique.
Une réduction des coûts
Quel est l’intérêt d’automatiser les documents commerciaux ? Cette démarche présente de nombreux avantages pour l’entreprise. En effet, cette digitalisation a un impact positif sur les dépenses de votre structure et votre performance. Un argument qui séduit les directeurs financiers.
Une automatisation des échanges permet également de réduire vos dépenses. D’abord, le coût de main-d’œuvre est diminué puisque vous n’avez plus besoin de plusieurs personnes pour réaliser les traitements traditionnels. De plus, l’automatisation améliore le délai de traitement de chaque document EDI, une opportunité pour vos collaborateurs et partenaires commerciaux.
Avec le logiciel EDI, fini les mails interminables et les courriers. Une étude révèle que les cadres dépensent des heures au traitement des mails. Le logiciel EDI vous décharge de la majorité de ces tâches. L’automatisation vous permet d’envoyer automatiquement les documents EDI via une enveloppe destinataire.
Grâce à ce système d’information, les commerciaux n’ont plus besoin de rédiger un mail. À titre d’exemple, après le lancement d’une commande, le client reçoit automatiquement une confirmation avec les délais de livraison. La solution réduit ainsi le temps de traitement des commandes.
Des échanges plus efficaces
L’automatisation diminue considérablement les erreurs par rapport à une intervention humaine. Des études révèlent que les transactions papier demandent parfois 5 jours pour le traitement. Un délai réduit à une heure maximum grâce à unlogiciel EDI. Dans l’industrie automobile, par exemple, une firme américaine a réduit un cycle d’un mois en un jour grâce à cette automatisation. De même, un acteur de la distribution a diminué le traitement des commandes à 24 heures au lieu de 6 jours.
Cette automatisation des tâches permet aux collaborateurs concernés de se concentrer sur des tâches qui ont une importante valeur ajoutée. Le personnel devient plus productif. Les commerciaux, par exemple, peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, à savoir la vente. Un EDI permet à l’entreprise de réaliser une économie à hauteur de 50 % dans le domaine des ressources humaines.
Les vendeurs peuvent profiter d’un flux de trésorerie plus fluide grâce à un cycle réduit. De leur côté, les acheteurs peuvent bénéficier de meilleures conditions d’achat auprès des fournisseurs. Réduire le délai de traitement des commandes signifie disposer d’une meilleure gestion des stocks. Dans le secteur agroalimentaire, par exemple, les stocks représentent environ 90 % du coût d’un produit. Grâce à un logiciel EDI, comme Ellipson, vous pouvez diminuer votre stock de 10 %.
Des avantages au niveau stratégique
L’EDI vous procure une meilleure visibilité au niveau des transactions. Grâce aux informations reçues, vous pouvez réagir immédiatement face à un problème. Entre autres, vous pouvez ajuster votre délai de production face aux demandes du marché. À noter que les besoins des clients sont en constante évolution dans le domaine agroalimentaire. C’est pourquoi votre entreprise doit adopter des stratégies commerciales axées sur ces nouvelles demandes.
L’EDI utilise un format standard de documents commerciaux. Ce format edi est utilisé à l’échelle internationale. Cela vous offre la possibilité de pénétrer de nouveaux marchés. Enfin, la dématérialisation des informations s’inscrit dans la stratégie de l’entreprise d’être plus respectueuse de l’environnement. En plus de l’économie financière que vous allez réaliser, vous réduisez également les émissions de C02 avec l’EDI.
Des échanges plus fluides avec les partenaires commerciaux
Des clients mécontents à cause d’un retard de livraison ou des fournisseurs agacés contre un retard de paiement, autant de problèmes qu’une entreprise rencontre au quotidien. Un logiciel EDI fluidifie la communication avec les partenaires commerciaux. Vous n’avez plus à craindre les erreurs humaines comme l’oubli ou le retard de traitement.
La standardisation est un impératif dans la mise place de l’EDI. Cependant, elle implique une collaboration entre les partenaires. Mettre en place EDI demande du temps. Une bonne communication avec les partenaires est nécessaire. L’entreprise doit mettre en place une relation solide avec ses fournisseurs et ses clients.
L’EDI ne signifie pas uniquement la fin des courriers électroniques et des documents papier. Il permet aux utilisateurs d’avoir un retour d’informations détaillé. Grâce aux renseignements récoltés, l’entreprise peut effectuer plusieurs analyses et mettre en place des actions correctives. Le service client, par exemple, a un meilleur suivi des commandes en cas de réclamation des clients.
Vous hésitez encore à mettre en place un système d’échange de données informatisées ? Aujourd’hui, il n’est plus possible de rester compétitif ni d’assurer une croissance vertueuse sans faire évoluer vos canaux de communication. N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur votre situation et vos besoins.
